Zapisy i formularze

Formularz zbiera zapisy na obóz, konferencję albo szkolenie, a także zgłoszenia, na przykład na chrzest. Dostajesz link, udostępniasz go i ludzie wypełniają formularz bez zakładania konta. Miejsca, lista rezerwowa i odpowiedzi są w jednym miejscu.

Znajdziesz to w Ludzie → Zapisy i formularze. Potrzebne jest uprawnienie Osoby: Edycja (np. Administrator). Lider ma tylko podgląd osób, więc nie zobaczy tej pozycji, chyba że Kościół da mu więcej. Formularze tworzysz i prowadzisz w przeglądarce. Aplikacje na telefon nie mają tego ekranu, ale link otworzy się na każdym telefonie.

Nowy formularz

1. Kliknij Nowy formularz, wpisz Tytuł formularza i kliknij Utwórz. Formularz zaczyna jako Szkic, a link jeszcze nie działa.
2. W sekcji Ustawienia uzupełnij to, czego potrzebujesz:

• Opis (widoczny na formularzu),
• Wydarzenie z kalendarza, jeśli formularz do niego należy,
• Limit miejsc: puste pole oznacza brak limitu,
• Ile miejsc może zająć jedno zgłoszenie: 1 to jedna osoba, więcej przyda się rodzinom,
• Lista rezerwowa, gdy zabraknie miejsc: domyślnie włączona. Po wyłączeniu formularz przestaje przyjmować zgłoszenia, gdy miejsca się skończą,
• Zapisy od i Zapisy do: czas przyjmowania zgłoszeń,
• Wiadomość po zapisaniu (na ekranie i w mailu),
• Przechowywanie zgłoszeń (miesiące): domyślnie 12, najwięcej 36. Potem zgłoszenia są anonimizowane.

3. W sekcji Pola formularza dodaj pytania (Dodaj pole:). Do wyboru są Krótki tekst, Długi tekst, Jeden wybór, Wiele wyborów, Liczba, Data, E-mail, Telefon i Zgoda. Imię i nazwisko oraz e-mail są na formularzu zawsze, więc ich nie dodawaj. Każde pytanie może być Wymagane.
4. Kliknij Zapisz zmiany, a potem Podgląd, żeby zobaczyć to, co zobaczą inni.
5. W sekcji Status zapisów kliknij Otwórz zapisy. Najpierw zapisz zmiany, bo inaczej przycisk będzie nieaktywny.
6. W sekcji Link publiczny kliknij Kopiuj link i udostępnij go.

Każdy nowy formularz ma już wymagane pole Zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Zostaw je. Bez wymaganej zgody formularz się nie otworzy.

Gdy w grę wchodzą pieniądze

Płatności online nie są dziś dostępne, więc nie wpisuj cen. Formularza z ceną nie da się otworzyć. Jeśli ludzie płacą na miejscu albo przelewem, napisz o tym w opisie formularza. Takie wpłaty Kościół prowadzi poza formularzem.

Rodziny i uczestnicy

Gdy jedna osoba zapisuje kilka, użyj sekcji Kategorie uczestników: kliknij Dodaj kategorię, wpisz nazwę (np. Dorosły, Dziecko) i w razie potrzeby Limit. Cenę zostaw pustą. Wtedy:

• zalogowany członek zaznaczy osoby ze swojej rodziny,
• gość wpisze imię, nazwisko i kategorię każdego uczestnika,
• pytanie z opcją Pytaj o każdego uczestnika pojawi się przy każdej osobie, np. rozmiar koszulki,
• gdy w jednej kategorii zabraknie miejsc, całe zgłoszenie trafia na listę rezerwową, żeby rodzina została razem.

Dodatki działają podobnie, np. koszulka obozowa z limitem. Tu też zostaw cenę pustą.

Co widzą inni

Formularz otwiera się pod adresem /f/…. Po wysłaniu osoba widzi Zgłoszenie przyjęte i dostaje e-mail z potwierdzeniem i Twoją wiadomością. Gdy miejsca się skończą, zobaczy Jesteś na liście rezerwowej. Po zamknięciu zapisów link o tym informuje. Osoba, której e-mail jest w kartotece, zostanie połączona ze swoją kartą, a przy nazwisku zobaczysz ikonę.

Zgłoszenia

Otwórz zakładkę Zgłoszenia. Filtruj po Wszystkie, Potwierdzone, Lista rezerwowa albo Anulowane, a odpowiedzi zobaczysz po rozwinięciu wiersza.

• Przenieś z rezerwy: przenoszenie zawsze jest ręczne, więc możesz zadbać, żeby rodzeństwo pojechało razem. Zaznacz Wyślij mail „Masz miejsce”, jeśli chcesz o tym powiadomić.
• Anuluj zgłoszenie: zwalnia miejsca. Osoby z listy rezerwowej nie przesuwają się same.
• Wyślij potwierdzenie: wysyła e-mail jeszcze raz.
• Eksport CSV: pobiera listę. Przy kategoriach Eksport uczestników daje jeden wiersz na osobę.
• Zamknij zapisy: wstrzymuje nowe zgłoszenia. Później możesz otworzyć je ponownie.

Nikt nie dostaje powiadomienia o nowym zgłoszeniu, więc zaglądaj tutaj. Jeśli za każdym razem chcesz mieć zadanie albo e-mail, ustaw automatyzację w Ustawienia → Automatyzacje z warunkiem „ktoś wyśle formularz”.

Pokoje, autobusy i obecność

Te funkcje działają na uczestnikach, więc formularz potrzebuje kategorii.

• Zakładka Podgrupy: wybierz Pokoje, Autobusy, Grupy warsztatowe albo Inne, kliknij Dodaj grupę i przydziel ludzi ręcznie albo przez Rozdziel automatycznie. Przydzielisz tylko uczestników potwierdzonych zgłoszeń.
• Lista obecności na górze formularza: widok na telefon na dzień wydarzenia, z przyciskami Obecny i Nieobecny. Może z niego korzystać kilka osób naraz. Wymaga Osoby: Edycja.

Na co uważać

• Dane wrażliwe. Zaznacz to pole przy zdrowiu, alergiach, lekach i diecie ze względów zdrowotnych. Takie odpowiedzi widzą tylko osoby z uprawnieniem Notatki duszpasterskie i poufne. Nie ma ich w eksporcie i znikają 30 dni po wydarzeniu.
• Pytania po pierwszym zgłoszeniu. Nie da się ich już usunąć, można je tylko wycofać przyciskiem Wycofaj. Odpowiedzi zostają.
• Usuwanie. Formularza ze zgłoszeniami nie usuniesz, możesz go tylko zarchiwizować przyciskiem Archiwizuj.
• Link. Nowy link zastępuje poprzedni, a stary od razu przestaje działać. Wyłącz link blokuje go, dopóki nie klikniesz Włącz link.
• Niezweryfikowany Kościół. Przed weryfikacją Kościół wyśle najwyżej 30 e-maili na dobę, razem z potwierdzeniami. Nadmiar zostaje pominięty. Zobacz Weryfikacja Kościoła: po co jest i co odblokowuje.

Co dalej

• Wstaw formularz na stronę blokiem Formularz zapisów: Strona Kościoła: podstrony i adres publiczny
• Powiedz o nim ludziom: Ogłoszenia i powiadomienia: co dociera do kogo