Raporty, budżet i roczne zestawienia dla darczyńców

Gdy zapisy są już w księdze, tutaj zamieniają się w odpowiedzi: ile ma każdy fundusz, jak rok wypada względem planu i co dostaje rada oraz darczyńcy. Program przygotowuje liczby i dokumenty, ale nie udziela porad prawnych ani podatkowych. Wszystko, co oficjalne, sprawdź z księgowym.

Kto co widzi

• Księgowość (skarbnik): wszystko poniżej.
• Raporty dla zarządu i Wgląd audytora: czytają raporty, budżet i listę zestawień, nic nie zmieniają.
• Dziennik zmian: skarbnik i Wgląd audytora, bez Raporty dla zarządu.
• Kwoty darczyńców: potrzebne, żeby widzieć nazwiska na zestawieniach i wybierać darczyńców po nazwisku.

Raporty i budżet pokazują same sumy, nigdy darczyńców.

Raporty

Raporty i budżet → Raporty. Ustaw Od i Do, potem czytaj dwie tabele:

• Salda funduszy: BO, Wpływy, Wydatki i BZ każdego funduszu. BO to bilans otwarcia, BZ to bilans zamknięcia.
• Wpływy i wydatki: wpływy, wydatki i różnica na każdy fundusz.

Zawsze ustawiaj Od. Bez tego BO wynosi zero, a salda otwarcia wchodzą do wpływów.

Wiersz „—” w tabeli Wpływy i wydatki to gotówka przeniesiona do banku przy wpłacie kolekty. Wpływ i wydatek się znoszą, a żaden fundusz się nie zmienia.

Eksport CSV pobiera to, co na ekranie, za te same daty, jako salda-funduszy.csv albo wplywy-wydatki.csv. Kolumny dzieli średnik, a kwoty mają kropkę. W arkuszu z polskimi ustawieniami może być trzeba wskazać, jak je czytać.

Zamknięcie miesiąca

Raporty i budżet → Zamknięcie miesiąca prowadzi przez miesiąc w sześciu krokach. Zaczyna od najstarszego miesiąca, który jest jeszcze otwarty. Gdy wcześniejsze miesiące są otwarte, prosi o zamykanie ich po kolei.

1. Przelewy do dopasowania: linie wyciągu jeszcze niedopasowane.
2. Otwarte kolekty: liczenia jeszcze niezamknięte.
3. Uzgodnienie z bankiem: księga obok salda z wyciągu. Rachunek dodany na webie nie jest przypisany do planu kont, więc ten krok zwykle mówi, że nie ma czego uzgadniać.
4. Podgląd raportu: salda funduszy za miesiąc.
5. Zamknij miesiąc: możliwe, gdy kroki 1 i 2 pokazują 0 do zrobienia. Gdy bank się nie zgadza, zaznacz Zamykam mimo braku zgodności z wyciągiem. Kliknij przycisk Zamknij z nazwą miesiąca i potwierdź.
6. Wyślij radzie.

Po zamknięciu nic w tym miesiącu się nie zmieni. Korekta idzie stornem do otwartego miesiąca. Ponownie otworzyć można tylko ostatni zamknięty miesiąc, w Rejestrze.

Raport dla rady

Wyślij radzie pojawia się po zamknięciu. Przygotowuje PDF za miesiąc, w języku Kościoła: salda funduszy, wpływy i wydatki oraz budżet od początku roku, bez darczyńców. W kroku 4 pojawia się wtedy przycisk Otwórz PDF.

Odbiorcami są wszyscy z Raporty dla zarządu, także Właściciel. Dostają:

• powiadomienie na telefon, jeśli mają aplikację,
• e-mail bez kwot, ale tylko gdy WorshipPro ma ich potwierdzony adres, np. po przyjęciu zaproszenia mailem albo przy logowaniu przez Google lub Apple.

Liczba odbiorców na ekranie obejmuje wszystkich z tym uprawnieniem, także tych, do których e-mail nie poszedł. Członkowie rady czytają PDF w aplikacji na telefon: Kościół → Finanse → Raporty dla rady. Link z e-maila otwiera Raporty na webie, gdzie są tabele, ale nie ma PDF. Jeśli ktoś nie używa aplikacji, pobierz PDF i wyślij mu go sam.

Budżet

Raporty i budżet → Budżet. Na webie budżet powstaje tylko z liczb z poprzedniego roku:

1. Kliknij Nowy budżet (z wykonania). Dostaniesz Szkic na bieżący rok z kwotami z zeszłego roku.
2. Sprawdź go w tabeli: Plan, Wykonanie, Odchylenie.
3. Kliknij Zatwierdź. Zatwierdzony budżet jest zablokowany i nie ma odwrotu.

Co warto wiedzieć:

• Kwot nie zmienisz na webie. Bez zapisów z zeszłego roku budżet będzie pusty.
• Szkic ma wiersz dla każdego konta użytego w zeszłym roku, więc mogą się w nim znaleźć konta funduszy i kasy.
• Drugie kliknięcie tworzy drugi budżet.
• Na tym ekranie Wykonanie sumuje całą księgę, nie tylko bieżący rok. Liczby za ten rok znajdziesz na karcie Budżet na ekranie Pulpit, która liczy od 1 stycznia i pokazuje tylko budżet zatwierdzony.

Zestawienia roczne dla darczyńców

Dokumenty powstają zawsze po polsku i w złotych, także gdy Kościół używa języka angielskiego.

Darczyńcy i dokumenty → Dokumenty i terminy → Zestawienia roczne to kreator w pięciu krokach:

1. Rok: zakończony rok. Jeśli część wpłat nie ma darczyńcy, zobaczysz Przypisz w Darowiznach. Takie wpłaty nie trafią do żadnego zestawienia, dopóki ich nie przypiszesz.
2. Kto: wszyscy, tylko ci bez zestawienia albo Wybrani darczyńcy (wymaga Kwoty darczyńców).
3. Podgląd: przykład na fikcyjnych danych albo prawdziwy darczyńca. Nic się nie zapisuje.
4. Generuj: każdy darczyńca dostaje PDF z numerem. Ponowne generowanie tworzy nową wersję.
5. Wyślij: każdy darczyńca dostaje mail z linkiem do swojego PDF, ważnym 7 dni. Wysłane wcześniej nie pójdą drugi raz.

Zestawienie wymienia każdą wpłatę i osobno sumuje wpłaty z celem Kult religijny i Charytatywna. Gotówka i darowizny rzeczowe są na liście, ale nie wchodzą do tych sum. Wpłat po stornie nie ma.

Stan wysyłki pokazuje Wysłane, Niewysłane, Bez adresu i Wstrzymane. „Wstrzymane” znaczy, że nic nie wyszło, np. przez dzienny limit poczty. Użyj Wyślij albo Wyślij ponownie w wierszu, a dla osoby bez e-maila ikony pobierania.

Członek pobierze też swoje zestawienie z ekranu Moje darowizny po zakończeniu roku: Profil, rodzina, darowizny i powiadomienia.

Pokwitowania i sprawozdania z darowizn charytatywnych

Zakładka Pokwitowania i sprawozdania wymienia wpłaty z celem Charytatywna dokonane przelewem, online albo kartą:

• Wystaw tworzy pokwitowanie. Wystaw brakujące pokwitowania robi to dla wszystkich naraz.
• Sporządź tworzy sprawozdanie z przeznaczenia. Opisz je w polu Na co przeznaczono, a termin się zamknie.

Program ustawia termin dwa lata od darowizny i pokazuje go na ekranie Pulpit, gdy się zbliża. Wpłata bez darczyńcy nie dostanie dokumentu, więc najpierw przypisz osobę.

W sekcji Inne terminy oznaczysz wykonane zadania ikoną Oznacz wykonane.

Dziennik zmian

Raporty i budżet → Dziennik zmian pokazuje, kto co i kiedy zmienił. Wpisów nie da się edytować ani usunąć, a nie ma w nich kwot ani nazwisk darczyńców. Filtruj po dacie oraz polach Rodzaj zdarzenia i Kto, a Eksport CSV pobierze dziennik dla rewizora.

Co dalej

• Darczyńcy, kolekty i dwóch liczących
• Profil, rodzina, darowizny i powiadomienia