Darczyńcy, kolekty i dwóch liczących

Ta instrukcja obejmuje cotygodniowy ruch pieniędzy: karty darczyńców, wpłaty przelewem, niedzielną kolektę liczoną przez dwie osoby i wydatki. Najpierw uruchom moduł: Finanse: pierwsze kroki skarbnika.

Kto co robi

• Księgowość (skarbnik) robi wszystko, co niżej.
• Liczenie zbiórek zakłada kolektę, dodaje pozycje, potwierdza i zamyka, ale tylko w kolektach, które sam liczy. Nie oznacza wpłaty do banku, choć może dołączyć dowód, jeśli jeszcze go nie ma.
• Raporty dla zarządu i Wgląd audytora tylko czytają.

Darczyńcy

Karta darczyńcy to coś innego niż kartoteka. Dodanie osoby do kartoteki nie tworzy darczyńcy.

1. Darczyńcy i dokumenty → Darczyńcy → Nowy darczyńca.
2. Wypełnij pole Nazwa. Nr koperty i E-mail są opcjonalne, ale numer koperty nie może się powtórzyć. Bez e-maila darczyńca nie dostanie zestawienia rocznego mailem.
3. Kliknij Zapisz.

Lista pokazuje pierwszych 50 nazwisk, więc korzystaj z pola Szukaj darczyńcy… (nazwisko, e-mail, numer koperty). Po zapisaniu nie zmienisz danych darczyńcy na webie.

Kliknij nazwisko, żeby otworzyć kartę:

• Historia darowizn: daty i metody dla każdego z dostępem, kwoty tylko z Kwoty darczyńców.
• Konto w aplikacji: Powiąż konto… łączy kartę z członkiem Kościoła, a on widzi te wpłaty na ekranie Moje darowizny. Potrzebne jest uprawnienie Kwoty darczyńców. Automatyczne powiązanie po e-mailu działa tylko dla kont z potwierdzonym adresem, więc sprawdź kartę zamiast zakładać, że się udało. Co widzi członek: Profil, rodzina, darowizny i powiadomienia.

Ikona tarczy na liście uruchamia Anonimizuj. Dane osobowe znikają na zawsze, kwoty zostają. Nie da się tego cofnąć.

Przelewy i pojedyncze darowizny

1. Na co dzień → Darowizny → Nowa darowizna.
2. Wypełnij pola Data, Kwota (PLN) i Fundusz, potem w polu Metoda wybierz: Gotówka, Przelew, Karta albo Rzeczowa. Pomiń Online: to metoda dla płatności przez operatora, której dziś nie da się użyć.
3. Wybierz Cel ulgi: Kult religijny, Charytatywna albo Inna. O wybór w razie wątpliwości zapytaj księgowego.
4. W polu Darczyńcy wskaż osobę albo zostaw Anonimowo. Kliknij Zapisz.

Darowizna od razu trafia do księgi: gotówka do kasy, przelew na rachunek. W zamkniętym miesiącu zapis zostanie odrzucony. Kolumna Księga pokazuje W księdze, Z kolektą, Bez wpisu (rzeczowa) albo Nie w księdze, to ostatnie z przyciskiem Zaksięguj.

Ograniczenia na webie:

• Lista Darczyńcy w tym oknie obejmuje pierwszych 50 nazwisk. Dalszą osobę zapisz jako Anonimowo, a potem użyj Przypisz darczyńcę w wierszu. Ten link pojawia się przy przelewach, wpłatach online i kartą bez darczyńcy i wymaga Kwoty darczyńców.
• Ekran Darowizny pokazuje ostatnich 100 wpłat.
• Darowizny nie usuniesz przyciskiem. Żeby ją anulować, znajdź jej zapis w Rejestrze i kliknij Storno. Zostaje na liście Darowizny, ale nie liczy się już do zestawień rocznych.

Liczenie kolekty

1. Na co dzień → Kolekty → Nowa kolekta. Wybierz dzień w polu Data nabożeństwa i kliknij Zapisz. Otworzy się ekran Liczenie kolekty.
2. W sekcji Nominały wpisz, ile masz sztuk każdego banknotu i monety. Zapis dzieje się sam, a Policzona gotówka rośnie na bieżąco.
3. Potem dodaj to, co było na tacy, pozycja po pozycji. Przy kopercie wpisz nazwisko albo numer w polu Koperta: nazwisko albo numer i wybierz osobę. Przy zwykłej kolekcie zostaw to pole puste.
4. Wpisz kwotę w polu Kwota (zł) albo kliknij Reszta, żeby wziąć to, co zostało. Wybierz Fundusz albo użyj Podziel na fundusze. Kliknij Dodaj pozycję.
5. Patrz na Policzona gotówka, Rozdzielone i Do rozdzielenia. Skończysz, gdy Do rozdzielenia wyniesie zero.

Druga osoba

Kolekty nie da się zamknąć bez potwierdzenia drugiej osoby. Nie może to być ta, która ją założyła. Są dwa sposoby.

PIN na tym samym urządzeniu. W sekcji Albo PIN drugiej osoby druga osoba wybiera swoje nazwisko, wpisuje PIN i klika Potwierdź PIN-em. PIN ustawia się raz w aplikacji na telefon, nie na webie: Kościół → Kolekta, potem ikona klucza (Mój PIN liczenia), 4–6 cyfr. Po 5 błędnych próbach PIN tej osoby blokuje się na 15 minut.

Własne konto. Druga osoba otwiera tę kolektę na swoim urządzeniu i klika Potwierdzam swoim kontem. To działa dla skarbnika i Właściciela. Osoba mająca tylko Liczenie zbiórek nie otworzy kolekty założonej przez kogoś innego, więc potrzebuje PIN-u.

Ustalcie to przed niedzielą. Jeśli oboje liczący mają tylko Liczenie zbiórek, druga osoba musi wcześniej ustawić PIN w aplikacji.

Zamknięcie i wpłata do banku

1. Protokół PDF to wydruk liczenia do podpisu. Przed zamknięciem ma znak „wersja robocza”. Nazwiska pojawiają się w nim tylko z Kwoty darczyńców.
2. Zamknij kolektę działa po potwierdzeniu. Jeśli wpisano nominały, muszą się dokładnie zgadzać z pozycjami. Gdy się różnią, ekran pokazuje o ile.
3. Zamknięcie wpisuje sumę do księgi jako jeden wpływ do kasy, w podziale na fundusze.
4. Po wpłacie do banku skarbnik w sekcji Wpłacone do banku wybiera Rachunek, opcjonalnie dodaje Zdjęcie dowodu wpłaty i klika Oznacz jako wpłacone do banku. W księdze pieniądze przechodzą z kasy na rachunek, a salda funduszy się nie zmieniają.

Status zmienia się tak: Otwarta, Zamknięta, Zdeponowana.

Zamkniętej kolekty nie da się otworzyć ani zmienić. Można tylko kliknąć Storno przy jej zapisie w Rejestrze i zapisać poprawną kwotę. Storno obejmuje całą kolektę, więc najpierw porozmawiaj z księgowym. Zabiera też koperty tej kolekty z zestawień rocznych.

Pulpit przypomina o otwartych kolektach i tych, które czekają na wpłatę.

Wydatki

Wydatki wpisujesz w Rejestrze. Najszybciej przez wiersz szybkiego dodawania u góry:

1. Sprawdź datę. Wydatek jest już wybrany.
2. Wybierz konto (numery od 5) i Fundusz.
3. Wypełnij pola Opis i Kwota (PLN).
4. Kliknij spinacz, żeby dołączyć zdjęcie albo PDF, do 10 MB.
5. Kliknij Dodaj albo naciśnij Enter.

Plik dołączysz też później spinaczem w wierszu, dopóki miesiąc nie jest zamknięty. Żeby poprawić wydatek, kliknij Storno w jego wierszu i wpisz go od nowa.

Co dalej

• Darowizny online i kody QR
• Raporty, budżet i roczne zestawienia