Kalendarz i rezerwacje sal

Kalendarz pokazuje wszystko, co dzieje się w Kościele: nabożeństwa, próby, spotkania i wydarzenia. Plany nabożeństw trafiają tam same, więc dopisujesz tylko resztę. Sale i sprzęt rezerwujesz przy wydarzeniu i dzięki temu dwie grupy nie spotkają się w tym samym pomieszczeniu.

Kalendarz jest w Planowanie → Kalendarz. To, co możesz zrobić, zależy od uprawnienia Kalendarz:

• Podgląd (wszystkie wbudowane role): oglądanie kalendarza i sal, subskrypcja w telefonie.
• Edycja (np. Lider): dodawanie i zmiana wydarzeń, wnioski o salę.
• Zarządzanie (np. Administrator): sale, zasoby, kanały wspólne, rezerwacja od razu, decyzje o wnioskach.

Trzy małe przyciski u góry przełączają widok: siatka miesiąca, lista i Sale.

Nowe wydarzenie

1. Kliknij Nowe wydarzenie albo numer dnia w siatce miesiąca.
2. Uzupełnij pola Tytuł, Kategoria i Początek. Jeśli chcesz rezerwować salę, wypełnij też pole Koniec.
3. Dodaj Miejsce i Opis, jeśli się przydadzą. Przy wydarzeniu bez godzin zaznacz Cały dzień.
4. Przy stałym spotkaniu zaznacz Powtarzaj co tydzień i ewentualnie ustaw Powtarzaj do.
5. Kliknij Zapisz.

Zmiana w wydarzeniu cyklicznym dotyczy całej serii. Jednego terminu osobno nie zmienisz. Pozycje z oznaczeniem Plan pochodzą z planów nabożeństw i tu są tylko do odczytu: zmieniasz je w Planowanie → Nabożeństwa.

Sale i zasoby

To robisz raz, z uprawnieniem Kalendarz: Zarządzanie. Kliknij Sale i zasoby.

1. Na zakładce Sale wypełnij pole Nazwa sali (np. Sala główna) i kliknij +. Na zakładce Zasoby zrób to samo ze sprzętem (np. Nagłośnienie mobilne, Bus 9-osobowy).
2. Przy sali kliknij ikonę osoby (Zarządcy sali) i dodaj tych, którzy o niej decydują. Zarządca potrzebuje konta i dostępu do kalendarza. Bez zarządców wnioski trafiają do osób z Kalendarz: Zarządzanie.
3. Sprawdź przełącznik Rezerwacje sal wymagają akceptacji na górze. Domyślnie jest włączony: lider składa wniosek, a sala jest zajęta dopiero po akceptacji. Po wyłączeniu każdy z Kalendarz: Edycja rezerwuje od razu.
4. Możesz wybrać Zespół techniczny. Jego członkowie czytają notatki o ustawieniu sali.

Archiwizuj zdejmuje salę z listy.

Rezerwacja sali

Sekcja Rezerwacje pojawia się dopiero w zapisanym wydarzeniu, więc najpierw zapisz, a potem otwórz je ponownie. Tak samo zarezerwujesz salę na nabożeństwo: otwórz je w kalendarzu.

1. W sekcji Rezerwacje wybierz pozycję z listy Wybierz salę lub zasób….
2. Dopisz uwagę, jeśli zarządca powinien o czymś wiedzieć.
3. Potrzebujesz czasu na przygotowanie? Kliknij Przygotowanie sali (ustawienie, sprzątanie)… i wypełnij Ustawienie przed (min), Sprzątanie po (min) (do 240) oraz Ustawienie sali — notatka dla techniki. Ten czas też blokuje salę.
4. Kliknij Złóż wniosek. Z uprawnieniem Kalendarz: Zarządzanie albo przy wyłączonej akceptacji przycisk nazywa się Zarezerwuj i sala jest zajęta od razu. Zarządca też rezerwuje swoją salę od razu.

Gdy sala jest już zajęta, zobaczysz Konflikt rezerwacji — koliduje z: i wydarzenie, które przeszkadza. Inne czekające wnioski dają tylko ostrzeżenie.

Decyzja o wniosku

Osoby decydujące dostają powiadomienie w aplikacji na telefon. Bez aplikacji e-mail dotrze tylko na konta z potwierdzonym adresem, więc zaglądaj też do kalendarza.

1. W Planowanie → Kalendarz kliknij Wnioski do rozpatrzenia. Liczba na przycisku mówi, ile wniosków czeka. Osoby z Kalendarz: Zarządzanie mają filtr Moje sale i Wszystkie.
2. Kliknij Akceptuj albo Odrzuć, wpisz powód (jest wymagany) i kliknij Odrzuć wniosek.

Osoba, która prosiła o salę, dostanie wiadomość o decyzji.

Kto ma którą salę

Widok Sale pokazuje tydzień, z osobnym wierszem na każdą salę i zasób. Pełne pola to rezerwacje, zakreskowane czekają na decyzję, a osobny kolor oznacza ustawienie i sprzątanie. Kliknięcie otwiera wydarzenie. Ten widok ma każdy, kto ma dostęp do kalendarza.

Na co uważać

• Rezerwacja się nie powtarza. Obejmuje tylko pierwszy termin wydarzenia, nawet gdy zaznaczysz Powtarzaj co tydzień. Kolejne tygodnie nie są zajęte i widok Sale ich nie pokaże. Jeśli sala ma być zajęta co tydzień, dodaj osobne wydarzenie na każdy termin, który chcesz zarezerwować.
• Najpierw godzina końca, potem rezerwacja. Bez pola Koniec rezerwacja nie ma długości i inne wydarzenia mogą na nią wejść.
• Przesunięcie wydarzenia. Gdy nowy termin koliduje, zobaczysz Nowy termin koliduje z rezerwacjami. Przesuń mimo to cofa Twoje rezerwacje do wniosków. Cudzej rezerwacji tak nie ruszysz: poproś zarządcę sali.
• Usunięcie wydarzenia. Wydarzenia z cudzą rezerwacją nie usuniesz, dopóki zarządca jej nie zwolni.

Kalendarz w telefonie albo na komputerze

Każdy może dodać osobisty kalendarz ze swoimi służbami i wydarzeniami Kościoła:

1. Kliknij Subskrybuj, potem Utwórz adres mojego kalendarza.
2. Kliknij Dodaj do Google Calendar albo Apple Kalendarz albo skopiuj adres. Jak dodać krok po kroku opisuje też Outlooka.

Synchronizacja działa w jedną stronę: zmiany wprowadzasz w WorshipPro. Google potrafi pokazać nowość dopiero po kilku godzinach. Adres działa bez logowania, więc zachowaj go dla siebie. Zmień adres wymienia go na nowy, a stary od razu przestaje działać. Wyłącz go usuwa.

Kanał wspólny dla całego Kościoła albo zespołu doda osoba z Kalendarz: Zarządzanie: Sale i zasoby → Kanały iCal, wypełnij pole Nazwa kanału, wybierz Cały Kościół albo Zespół, kliknij +, a potem skopiuj adres ikoną kopiowania. Kanał całego Kościoła zawiera każde wydarzenie z opisem i miejscem, a przeczyta go każdy, kto ma adres. Zastanów się, zanim wstawisz go na stronę publiczną. Kanał zespołu ma tylko nabożeństwa, przy których ten zespół służy.

W aplikacji na telefon

Na iPhonie, iPadzie i Androidzie otwórz Kościół → Kalendarz. Zobaczysz miesiąc, szczegóły wydarzeń i ich rezerwacje. Dodaj do mojego kalendarza zapisuje jednorazową kopię w telefonie i późniejsze zmiany już do niej nie trafią. Subskrybuj w Kalendarzu dodaje wersję, która sama się aktualizuje. Z uprawnieniem Kalendarz: Edycja dodasz też wydarzenie przyciskiem Nowe wydarzenie.

Sale ustawisz i zarezerwujesz tylko w przeglądarce. Aplikacja na Androida pozwala też rozpatrywać Wnioski o salę. Na iPhonie i iPadzie zrobisz to w przeglądarce.

Co dalej

• Plan nabożeństwa i obsada służb
• Moje służby: potwierdzanie i niedostępności