Plan nabożeństwa i obsada służb

Plan nabożeństwa to kolejność wszystkiego, co się wydarzy: pieśni, czytania, kazania, ogłoszeń. Ten sam plan widzi cały zespół, w przeglądarce, w aplikacji na telefon i w aplikacji na komputer przy projektorze. Plany tworzą osoby z uprawnieniem Plany nabożeństw: Edycja (np. Lider). Zespoły, obsadę i grafik zmieniają osoby z uprawnieniem Zespoły i grafik: Edycja (Lider też je ma).

Nowe nabożeństwo

1. Planowanie → Nabożeństwa → Nowe nabożeństwo.
2. W polu Data wybierz dzień i godzinę (domyślnie 10:00), a potem Typ nabożeństwa, np. „Nabożeństwo niedzielne”. Pierwszy typ z listy jest już wybrany. Tytuł wypełnia się tym typem i dzisiejszą datą, a potem nie idzie za Twoimi zmianami, więc popraw go, jeśli planujesz inny dzień.
3. Po lewej jest Lista piosenek. Szukaj po tytule albo sortuj: Tytuł, Ostatnio grane, Najczęściej. Kliknij + Dodaj przy pieśniach na to nabożeństwo.
4. Po prawej, w sekcji W nabożeństwie, przeciągnij wiersze, żeby ustawić kolejność.
5. Kliknij Zapisz nabożeństwo.

Nowy plan ma status Szkic. Zespół już go widzi, ale z oznaczeniem szkicu.

Typy nabożeństw dodasz w Planowanie → Nabożeństwa, w zakładce Typy nabożeństw.

Pozostałe pozycje i szczegóły planu

Na stronie planu:

• Dodaj pozycję — Pieśń, Nagłówek, Pismo, Kazanie, Ogłoszenie albo Inne, np. nagłówek „Wieczerza Pańska”. Przy Piśmie wpisujesz sygnaturę.
• Notatki do nabożeństwa — informacje dla całego zespołu.
• Forma przy pieśni — możesz zostawić formę pieśni, wybrać formę nazwaną (np. „Krótka”) albo ustawić Na to nabożeństwo, np. bez trzeciej zwrotki. Sama pieśń się nie zmienia.
• Opublikuj — plan jest gotowy. Status zmienia się ze Szkic na Opublikowany, a pieśni planu trafiają do historii, z której liczą się Ostatnio grane i Najczęściej.
• Duplikuj — kopia planu z tytułem „… (kopia)” i tą samą datą. Zmień w niej datę i tytuł, np. na kolejną niedzielę.
• Zapisz jako szablon — stały porządek na każdą niedzielę. Szablony są w zakładce Szablony.
• ▶ Tryb sceniczny — pieśni planu na pełnym ekranie, dla muzyków w przeglądarce.
• Dodaj kazanie — łączy nabożeństwo z kazaniem w archiwum. Opis: Kazania i plany czytania.

Prezentacje (PDF, PowerPoint, Keynote) i media dodasz w aplikacji na komputer: Przygotowanie nabożeństwa na komputerze.

Zespoły i pozycje

Najpierw raz przygotuj zespoły:

1. Planowanie → Zespoły → Dodaj zespół, np. „Uwielbienie”.
2. Na stronie zespołu, w sekcji Pozycje, wpisz nazwę w polu Nazwa pozycji (np. Wokal, Gitara, Perkusja) i kliknij + (Dodaj pozycję). Nowa pozycja potrzebuje jednej osoby. Przy nazwie widać „×1”.
3. W sekcji Członkowie wybierz osobę z listy i kliknij Dodaj osobę.

Przydatne ustawienia:

• Jak często — lista przy każdej osobie w sekcji Członkowie (domyślnie „bez limitu”), np. „maks. 2× w miesiącu”,
• Po odmowie automatycznie zaproś następną osobę — ustawienie całego zespołu (domyślnie wyłączone). Najwyżej 3 próby na miejsce i nigdy na mniej niż 24 godziny przed nabożeństwem,
• Prowadzący wokal — pole przy pozycji. Osoba na tej pozycji podpowiada w planie swoje tonacje pieśni (Tonacje osób na stronie pieśni).

Każdej osobie w zespole trzeba zaznaczyć pozycje, na których służy. Bez tego Zaproponuj obsadę i automatyczne zastępstwo nigdy jej nie wybiorą. W przeglądarce tego nie ustawisz. Zrób to w aplikacji na telefon: Kościół → Zespoły → zespół → przesuń osobę w lewo → Stanowiska (osoby bez pozycji są w grupie Bez stanowiska). Tam też zmienisz liczbę osób na pozycji: menu przy pozycji → Edytuj stanowisko → Potrzebne osoby.

Ludzi do zespołów wybierasz z kartoteki (Ludzie → Kartoteka). Członkowie Kościoła trafiają tam sami. Osoby bez konta dodaje tam przyciskiem Dodaj osobę ktoś z uprawnieniem Osoby: Edycja (np. Administrator; Lider ma tylko podgląd), a z pliku CSV (zakładka Import) ktoś z uprawnieniem Osoby: Zarządzanie.

W większym Kościele listy osób na stronie zespołu i w Obsadzie sięgają tylko do pierwszych 50 nazwisk z kartoteki. Pozostałe osoby dodaj do zespołu w aplikacji na telefon (Dodaj osobę w zespole), a przydzielaj je w Planowanie → Grafik, gdzie są członkowie zespołów.

Obsada jednego nabożeństwa

1. Na stronie planu kliknij Obsada.
2. W sekcji Przypisz wybierz zespół, pozycję i osobę. Przy osobie widać Dostępny albo Niedostępny. To drugie znaczy, że zgłosiła niedostępność w tym dniu.
3. Kliknij przycisk Przypisz pod listami. Osoba pojawi się na liście ze stanem Szkic. Powtórz dla kolejnych osób.
4. Kliknij Wyślij zaproszenia. Zobaczysz np. „Wysłano: 5, pominięto: 0”.

Wyślij zaproszenia idzie do wszystkich ze szkicem albo z zaproszeniem bez odpowiedzi, więc drugie kliknięcie wyśle e-mail ponownie do osób, które nie odpowiedziały. Żeby wysłać tylko nowym, użyj przycisku w Grafiku (niżej).

Gdy ktoś odmówi, strona Obsada podpowie zastępstwo: Dodaj szkic, a potem Wyślij zaproszenia.

Grafik na wiele tygodni

Planowanie → Grafik (Grafik służb) pokazuje nabożeństwa i pozycje w jednej tabeli.

• Przeciągnij osobę na komórkę albo użyj przycisku Obsada w komórce.
• Zaproponuj obsadę — program wypełnia puste miejsca. Najpierw wybiera osoby, które w pokazanym okresie służyły najrzadziej, a przy remisie te, które najdłużej nie służyły. Pomija niedostępnych i osoby bez tej pozycji, pilnuje limitu „jak często” i woli stawiać członków jednej rodziny razem, chyba że ktoś z nich wybrał „Nigdy tego samego dnia”. Propozycję możesz zmienić (Zamień na…). Potem kliknij Zatwierdź propozycje. Zapiszą się jako szkice.
• Wyślij zaproszenia — przycisk pod nazwą nabożeństwa w nagłówku kolumny (pojawia się, gdy są szkice). Dopiero teraz ludzie dostają prośby. Wcześniej przydziały są szkicem i nikt nie dostaje powiadomień.
• Oznacz do wzięcia — w sekcji Wolne miejsca do wzięcia pod tabelą. Oferujesz pozycję, a członkowie zespołu sami biorą termin. Zapis od razu trafia do obsady jako przyjęty, a osoby z tą pozycją dostają jedno zbiorcze powiadomienie. Listę widzą w przeglądarce i na Androidzie. Aplikacja na iPhone'a i iPada z App Store jeszcze jej nie pokazuje.

Co dostaje osoba w obsadzie

E-mail „Prośba o służbę” z przyciskiem Odpowiedz. Otwiera on stronę z przyciskami Akceptuję i Nie mogę (i opcją Zgłoś niedostępność), bez logowania. Na iPhonie i iPadzie przychodzi też powiadomienie z tymi samymi przyciskami. Na Androidzie powiadomienie nie ma przycisków, więc odpowiada się w aplikacji po dotknięciu powiadomienia. Swoje służby każdy widzi w przeglądarce w Moje → Moje służby, a w aplikacji na telefon w zakładce Kościół, w sekcji Moje służby (gdy ma nadchodzące służby). Więcej: Moje służby: potwierdzanie i niedostępności.

Przypomnienia przed służbą

Przypomnienia ustawia w Ustawienia → Przypomnienia ktoś z uprawnieniem Ustawienia Kościoła: Zarządzanie (np. Administrator).

Na razie jest haczyk: przypomnienie wychodzi tylko dla planu z zapisaną godziną nabożeństwa, a Nowe nabożeństwo zapisuje samą datę. Nabożeństwo utworzone w Muzyka → Śpiewaj → Nowe ją ma, a Próbę (opcjonalnie) możesz podać w tym samym oknie. Wybierz tam od razu właściwą datę: późniejsza zmiana daty na stronie planu nie przesuwa zapisanej godziny, a duplikat zostaje przy godzinie oryginału. Przy pozostałych planach przypomnij sam: w aplikacji na telefon otwórz plan i w jego obsadzie dotknij Przypomnij. Idzie to do osób bez odpowiedzi, do każdej najwyżej raz na dobę.

Z kalendarzem Kościoła jest tak samo: w Planowanie → Kalendarz widać tylko opublikowany plan z godziną nabożeństwa.

Co dalej

• Aplikacja na komputer: instalacja i pierwsze uruchomienie
• Przygotowanie nabożeństwa na komputerze