Grafik służby na miesiąc: niedostępności, zaproszenia, zastępstwa, przypomnienia

Układanie obsady po jednej niedzieli zjada cały tydzień. Miesiąc za jednym razem to około pół godziny, gdy podstawy są gotowe. Prawie wszystko dzieje się w przeglądarce.

Dwa tygodnie przed początkiem miesiąca

Załóż plany. Grafik pokazuje tylko nabożeństwa, które istnieją. Bez nich zobaczysz „Brak planów w tym zakresie”. Dodaj nabożeństwa na cały miesiąc w Planowanie → Nabożeństwa. Dobrze działa Duplikuj, a także szablon.

Poproś o niedostępności. Wyślij jedną wiadomość: „Dodajcie proszę terminy wyjazdów do piątku”. W aplikacji: Kościół → grupa Moje → Moje niedostępności → +. Przy stałych zajęciach Co tydzień powtarza zakres do 7 dni. Zaproponuj obsadę pomija te osoby, a grafik je oznacza.

Sprawdź podstawy raz. Otwórz każdy zespół w Planowanie → Zespoły:

• Jak często jest ustawione u każdego, kto ma limit, np. „maks. 2× w miesiącu”,
• każda osoba ma zaznaczone swoje pozycje. Tę część robisz w aplikacji na telefon: Kościół → Zespoły → zespół → przesuń osobę w lewo → Stanowiska. Bez tego Zaproponuj obsadę i automatyczne zastępstwo nigdy jej nie wybiorą, choć ręcznie nadal możesz ją przypisać.

Tydzień wcześniej: ułóż grafik

1. Otwórz Planowanie → Grafik. Wybierz zakres i, jeśli chcesz, jeden zespół.
2. Kliknij Zaproponuj obsadę. Propozycja wypełnia tylko puste miejsca, zaczyna od osób, które najdłużej nie służyły, pomija niedostępnych i pilnuje limitów.
3. Przeczytaj propozycje. Zamień na… wymienia osobę, a notka przy nazwisku mówi, dlaczego ją wybrano.
4. Kliknij Zatwierdź propozycje. To zapisuje szkice i nikt jeszcze nic nie wie.
5. Przejrzyj tabelę. Przeciągnij osobę na komórkę albo użyj przycisku Obsada w komórce. Kolory oznaczają puste miejsca, niedostępności i drugą służbę tego samego dnia.

Potem spójrz na to oczami duszpasterza. Czy ktoś służy trzy tygodnie z rzędu, bo nigdy nie odmawia? Narzędzie widzi limity, a nie zmęczenie.

Wysyłanie zaproszeń

Przycisk Wyślij zaproszenia jest pod nazwą nabożeństwa na górze kolumny. Wysyłasz po jednym nabożeństwie, więc możesz wstrzymać niedzielę, której jeszcze nie jesteś pewien.

Zobaczysz coś w rodzaju „Wysłano: 5, pominięto: 1.” Pominięto oznacza, że ta osoba nie ma ani adresu e-mail, ani aplikacji, więc nic do niej nie dotarło. Zadzwoń do niej sam.

Każdy dostaje e-mail z przyciskiem Odpowiedz i odpowiada na stronie, bez logowania. Na iPhonie i iPadzie może odpowiedzieć prosto z powiadomienia. W przeglądarce osoby zalogowane odpowiadają też w Moje → Moje służby.

Brak odpowiedzi po kilku dniach? Na iPhonie albo iPadzie obsada planu ma przycisk Przypomnij (N), który ponawia zaproszenie u wszystkich, którzy nie odpowiedzieli, najwyżej raz na dobę dla każdej osoby.

Gdy ktoś odmawia

Są trzy drogi, od najmniejszego nakładu pracy dla Ciebie do największego:

• Sam załatwia zastępstwo. Po Nie mogę osoba może wskazać kogoś z zespołu, kto zgodził się ją zastąpić, i kliknąć Odmawiam, zastępuje mnie …. Ty i zastępca dostajecie informację. Powiedz zespołowi o tej możliwości: oszczędza mnóstwo wiadomości.
• Automatyczne zastępstwo. Na stronie zespołu włącz Po odmowie automatycznie zaproś następną osobę. Najlepiej pasująca dostępna osoba dostanie zaproszenie od razu. Program kończy po 3 próbach na miejsce i nie działa później niż 24 godziny przed nabożeństwem.
• Wybierasz Ty. Przy odmowie Proponowane zastępstwo podaje do trzech osób z uzasadnieniem. Kliknij Dodaj szkic, a potem wyślij zaproszenie przyciskiem Wyślij zaproszenia na stronie Obsada planu.

W ostatnich 24 godzinach zadzwoń do kogoś. W sobotni wieczór osobisty telefon jest lepszy niż każde powiadomienie.

Miejsce, którego nikt nie chce

Przy trudnym do obsadzenia stanowisku Oznacz do wzięcia na stronie Grafik pozwala ludziom samym wziąć termin. Wybierz stanowisko i kilka planów naraz. Osoby z tym stanowiskiem zobaczą to w Moje → Moje służby, w sekcji Wolne miejsca, a Biorę od razu wpisuje je do obsady.

Przypomnienia

Ustaw to raz: Ustawienia → Przypomnienia, sekcja Przypomnienia o służbie. Wybierz Ile godzin przed i Kanał, potem kliknij Zapisz przypomnienia. Dobry początek to 48 godzin i Oba (e-mail i push). Jeśli wybierzesz Push, a do kogoś push nie dotrze, dostanie e-mail, więc przypomnienie nie przepadnie.

To zdejmuje z Ciebie przypominanie. Każda zaproszona osoba albo taka, która przyjęła służbę, dostaje jedno przypomnienie według reguły Kościoła.

Następny miesiąc

Trzymaj ten sam rytm: plany i niedostępności dwa tygodnie wcześniej, grafik tydzień wcześniej. Po dwóch czy trzech rundach ludzie sami zaczną wpisywać terminy, bo zobaczą, co się dzieje, gdy to zrobią.

Co dalej

• Moje służby: odpowiedzi i niedostępności
• Plan nabożeństwa i obsada