Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

Wersja 1.0 · Data wejścia w życie: 23 września 2026 · Zgodna z art. 28 RODO

Ta Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej: DPA lub Umowa) jest częścią Regulaminu świadczenia usługi WorshipPro i reguluje powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Kościół (Administratora) Operatorowi (Podmiotowi przetwarzającemu) zgodnie z art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).

Zawarcie: DPA zawiera się elektronicznie przy zakładaniu Kościoła w WorshipPro — przez zaznaczenie akceptacji Regulaminu i DPA. Operator przechowuje potwierdzenie akceptacji (data, wersja dokumentu, adres e-mail osoby akceptującej, adres IP). Na prośbę wysłaną na contact@worshippro.net Operator prześle egzemplarz do podpisu w formie pisemnej lub elektronicznej.

Strony Umowy

Podmiot przetwarzający (Operator):

• Nazwa: ELEVATION SYSTEMS — Emanuel Trzcionkowski
• Adres: ul. Raciborska 104B, 44-210 Rybnik, Polska
• NIP: 6423114582, REGON: 521321287
• E-mail: contact@worshippro.net
• Telefon: +48 786 833 736 (sprawy formalne; pomoc techniczna — wyłącznie e-mail)
• Strona: worshippro.net

Administrator (Kościół): Kościół założony w WorshipPro, oznaczony nazwą i danymi (np. adres, NIP, REGON) podanymi przy jego zakładaniu, reprezentowany przez osobę akceptującą DPA.

§ 1. Przedmiot i czas trwania

• Administrator powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi WorshipPro (dalej: Usługa) opisanej w Regulaminie.
• Charakter przetwarzania: przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, udostępnianie osobom upoważnionym przez Administratora, eksport i usuwanie danych w ramach funkcji Usługi, a także wysyłka wiadomości e-mail zleconych w Usłudze (np. zaproszenia, przypomnienia o służbie).
• Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Usługi przez Kościół, z zastrzeżeniem § 12.

§ 2. Kategorie osób i danych

2.1 Kategorie osób

• członkowie, sympatycy i goście Kościoła,
• dzieci i ich opiekunowie (np. szkółka niedzielna, rejestracja obecności),
• członkowie zespołów i wolontariusze służby,
• darczyńcy i osoby, których dotyczą dokumenty finansowe Kościoła,
• użytkownicy kont z dostępem do Kościoła,
• inne osoby, których dane Administrator wprowadzi do Usługi.

2.2 Kategorie danych

2.3 Dane szczególnych kategorii

Dane o przynależności do Kościoła ujawniają przekonania religijne, a alergie i uwagi medyczne są danymi o zdrowiu (art. 9 RODO). Administrator zapewnia podstawę ich przetwarzania (np. art. 9 ust. 2 lit. d RODO albo wyraźną zgodę) i wprowadza je tylko w niezbędnym zakresie. Operator stosuje wobec nich środki opisane w § 8 i nie przetwarza ich w żadnym innym celu.

§ 3. Cele przetwarzania

Operator przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu:

• świadczenia Usługi zgodnie z Regulaminem i konfiguracją ustawioną przez Administratora,
• zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania Usługi,
• pomocy technicznej udzielanej na prośbę Administratora,
• pomocy Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Operator nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów — w szczególności do marketingu, profilowania, analityki ani trenowania modeli sztucznej inteligencji — i nie sprzedaje ich.

§ 4. Obowiązki Operatora (art. 28 ust. 3 RODO)

Operator:

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — Regulamin, DPA oraz działania i ustawienia wykonywane przez Administratora w Usłudze są takim poleceniem; jeśli uzna, że polecenie narusza prawo, niezwłocznie informuje Administratora,
• zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy,
• stosuje środki bezpieczeństwa z § 8,
• korzysta z podprocesorów na zasadach z § 6,
• pomaga Administratorowi w realizacji praw osób (§ 10) oraz obowiązków z art. 32–36 RODO,
• po zakończeniu Umowy usuwa lub zwraca dane zgodnie z § 12,
• udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyt (§ 11).

§ 5. Obowiązki Administratora

Administrator:

• ma podstawę prawną przetwarzania danych, które powierza (art. 6 i 9 RODO),
• spełnia obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą (art. 13–14 RODO), i zbiera wymagane zgody — w szczególności opiekunów w przypadku danych dzieci,
• wprowadza do Usługi wyłącznie dane niezbędne do swoich celów,
• nadaje dostęp i role w Usłudze tylko osobom upoważnionym i dba o ich aktualność,
• niezwłocznie informuje Operatora o żądaniach osób, których realizacja wymaga jego udziału.

§ 6. Podprocesorzy

6.1 Ogólna zgoda

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z podprocesorów wymienionych na stronie Podprocesorzy oraz na zmiany tej listy na zasadach z pkt 6.3.

6.2 Lista

Aktualna lista (nazwa, cel, lokalizacja, podstawa transferu) jest publikowana pod stałym adresem worshippro.net/legal/subprocessors i jest częścią Umowy. Zmiana listy nie wymaga aneksu.

6.3 Zmiany

• O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Operator informuje właścicieli i administratorów Kościoła e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej.
• Administrator może w ciągu 14 dni od powiadomienia zgłosić uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych.
• Jeśli strony nie dojdą do porozumienia w ciągu 30 dni, Administrator może zakończyć korzystanie z Usługi i zażądać zwrotu lub usunięcia danych (§ 12).

6.4 Odpowiedzialność za podprocesorów

Operator nakłada na podprocesorów obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż w tej Umowie i odpowiada za ich działania jak za własne.

§ 7. Transfery poza EOG

• Serwer Usługi (aplikacja, baza danych, pliki) znajduje się w Polsce.
• Transfer poza EOG następuje wyłącznie w zakresie podprocesorów oznaczonych na liście jako działający poza EOG (np. dostawca wysyłki e-maili) i opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (decyzja 2021/914) albo na EU-US Data Privacy Framework.
• Kopię zabezpieczeń Operator udostępnia na żądanie.

§ 8. Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO)

8.1 Środki techniczne

• szyfrowanie całej komunikacji (HTTPS/TLS),
• hasła przechowywane jako skrót scrypt, weryfikacja dwuetapowa (TOTP) dostępna dla wszystkich i wymagana dla administratorów platformy,
• oddzielenie danych Kościołów w bazie danych na poziomie wiersza (PostgreSQL Row-Level Security),
• role i uprawnienia w Kościele ograniczające dostęp do danych, w tym do finansów i danych szczególnych kategorii,
• ograniczanie liczby prób logowania i żądań (rate limiting),
• dziennik zdarzeń (audit log) dla zmian w danych i uprawnieniach,
• codzienna kopia zapasowa bazy danych i plików, szyfrowana przed wysłaniem i przechowywana poza serwerem w UE, z regularnym testem odtworzenia.

8.2 Środki organizacyjne

• dostęp do serwera i bazy danych ma wyłącznie Operator,
• zasada minimalnych uprawnień i zobowiązanie do poufności osób mających dostęp do danych,
• procedura postępowania w razie naruszenia ochrony danych.

Środki mogą być rozwijane bez zmiany Umowy, o ile nie obniżają poziomu ochrony.

§ 9. Naruszenia ochrony danych

• Operator zawiadamia Administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia.
• Zawiadomienie zawiera w miarę możliwości: opis naruszenia (kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów), dane kontaktowe, możliwe konsekwencje oraz podjęte lub planowane środki zaradcze.
• Operator dokumentuje naruszenia i dostarcza Administratorowi informacji potrzebnych do zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO (termin 72 godzin spoczywa na Administratorze).

§ 10. Pomoc w realizacji praw osób (art. 15–22 RODO)

• Usługa daje Administratorowi narzędzia do realizacji praw osób: podgląd i poprawianie danych w kartotece, eksport danych osoby (JSON), anonimizację osoby oraz rejestr wniosków RODO.
• Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do Operatora, Operator przekazuje żądanie Administratorowi i nie odpowiada na nie samodzielnie (poza potwierdzeniem otrzymania i wskazaniem Administratora).
• W razie potrzeby Operator udziela Administratorowi pomocy technicznej w terminie umożliwiającym dotrzymanie terminów z RODO.

§ 11. Audyt

• Operator udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO: listę podprocesorów, opis środków bezpieczeństwa i odpowiedzi na kwestionariusz Administratora.
• Administrator może przeprowadzić audyt nie częściej niż raz w roku, po uprzedzeniu Operatora na piśmie co najmniej 30 dni wcześniej, w sposób nieutrudniający działania Usługi. Audytor zobowiązuje się do poufności. Koszty audytu ponosi Administrator.

§ 12. Zakończenie Umowy

• Po zakończeniu korzystania z Usługi Operator — według wyboru Administratora zgłoszonego na contact@worshippro.net — zwraca dane (eksport) albo trwale je usuwa.
• Jeśli Administrator nie zgłosi wyboru w ciągu 90 dni od zakończenia Umowy, Operator może usunąć dane Kościoła.
• Operator może przechowywać dane dłużej wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo; takie dane są tylko przechowywane.
• Na prośbę Operator potwierdza usunięcie danych.

§ 13. Odpowiedzialność

Strony odpowiadają za naruszenie obowiązków z RODO i z tej Umowy na zasadach art. 82 RODO. Strony informują się wzajemnie o roszczeniach osób, których dane dotyczą, oraz o postępowaniach organu nadzorczego dotyczących powierzonych danych.

§ 14. Postanowienia końcowe

• Umowa wchodzi w życie z chwilą jej akceptacji przy zakładaniu Kościoła (art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę elektroniczną).
• W sprawach ochrony danych osobowych DPA ma pierwszeństwo przed Regulaminem.
• Zmiany DPA Operator ogłasza na zasadach z Regulaminu; nowa wersja może wymagać ponownej akceptacji przez Administratora Kościoła.
• Umowa podlega prawu polskiemu; w sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. i Kodeks cywilny. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Operatora.

Kontakt w sprawach DPA: contact@worshippro.net · Regulamin · Polityka prywatności · Podprocesorzy