Kartoteka: osoby, gospodarstwa, import i notatki

Kartoteka to lista ludzi Twojego Kościoła: członków, sympatyków, gości i dzieci, z kontem w aplikacji albo bez niego. Korzystają z niej zespoły, grupy i rejestracja dzieci. Znajdziesz ją w Ludzie → Kartoteka.

Kto co może

Dostęp ustawia się w wierszu Osoby, w Zarządzanie → Ustawienia → Role i uprawnienia:

• Podgląd (np. Lider): widzi osoby, ich dane, gospodarstwa i notatki ogólne, może też dodawać notatki ogólne.
• Edycja: dodatkowo dodaje i zmienia osoby, gospodarstwa i opiekunów.
• Zarządzanie (Właściciel, Administrator): dodatkowo importuje, scala duplikaty, zapisuje zgody, eksportuje i anonimizuje.
• Notatki duszpasterskie i poufne: osobne uprawnienie do notatek duszpasterskich i modlitewnych. Mają je Właściciel i Administrator.

Muzyk i Obserwator kartoteki nie widzą. Kto może ją otworzyć, widzi też alergie i uwagi medyczne, więc nadawaj dostęp z rozwagą.

Osoby: Zarządzanie wymaga weryfikacji dwuetapowej. Bez niej kartoteka zamknie się dla tej osoby po 14 dniach od nadania roli. Więcej w Bezpieczeństwo i prywatność: 2FA, dane osób i kopie zapasowe.

Dodawanie osób

Członkowie z kontem pojawiają się sami. Gdy ktoś dołącza do Kościoła, WorshipPro łączy go z wpisem o tym samym adresie e-mail albo zakłada nowy ze statusem Członek. Pozostałe osoby dodajesz sam (Osoby: Edycja):

1. Na zakładce Osoby kliknij Dodaj osobę.
2. Wymagane jest tylko Imię. Możesz też wpisać Nazwisko, E-mail i Telefon. Kliknij Zapisz.
3. Kliknij nazwisko, żeby otworzyć kartę. Na zakładce Dane uzupełnij Data urodzenia, Status, Płeć, Alergie i Uwagi medyczne, potem kliknij Zapisz.

Status to Członek, Sympatyk, Gość, Dziecko albo Były. Szukaj po imieniu, nazwisku, e-mailu lub telefonie albo zawęź listę polem Wszystkie statusy.

Przycisku usuwania nie ma. Gdy ktoś odchodzi, ustaw status Były: historia zostaje, a status można zmienić z powrotem.

Na karcie osoby Aktywność to oś czasu: służba, grupy, szkółka, zgłoszenia, notatki i zadania. Każdy widzi tylko to, na co pozwala mu rola. Zadania i Procesy opisuje Listy z regułami, procesy opieki i automatyzacje.

Gospodarstwa i opiekunowie

Gospodarstwo łączy dorosłych i dzieci. Dzięki niemu rodzic zgłasza swoje dzieci na zajęcia, a obsada może trzymać domowników razem albo osobno. Osoba należy najwyżej do jednego gospodarstwa. W DEMO CHURCH „Kowalscy” to Piotr i Anna oraz Zofia i Jan.

W przeglądarce gospodarstwo tylko zakładasz: zakładka Gospodarstwa → Dodaj gospodarstwo → Nazwa, Miejscowość → Zapisz. Osoby dopiszesz importem CSV albo w aplikacji na telefon, gdzie gospodarstwa nazywają się rodzinami:

1. W aplikacji otwórz Kościół → Kartoteka → Rodziny i wybierz rodzinę albo utwórz ją przyciskiem +.
2. Dotknij Dodaj osobę z kartoteki albo Dodaj dziecko.
3. Przesuń osobę w lewo, żeby zmienić jej rolę w rodzinie albo usunąć ją z rodziny.

Opiekun to dorosły, który odpowiada za dziecko, np. rodzic, który je przyprowadza i odbiera. W przeglądarce: karta dziecka → Rodzina i opiekunowie → wybierz osobę → Zapisz. W aplikacji karta dziecka ma Dodaj opiekuna z polami Kim jest dla dziecka i Może odbierać dziecko. W obu miejscach potrzebne jest Osoby: Edycja. Jak to działa w niedzielę: Check-in dzieci i szkółka.

Na tej samej zakładce jest Służba z rodziną: Bez preferencji, Razem z domownikami albo Nigdy tego samego dnia. Propozycje obsady się do tego stosują.

Import z pliku CSV

Potrzebujesz Osoby: Zarządzanie. Zapisz arkusz jako CSV w UTF-8, z nazwami kolumn w pierwszym wierszu. Zacznij od kilku wierszy na próbę, bo importu nie da się cofnąć.

1. Otwórz zakładkę Import i kliknij Wybierz plik CSV.
2. W Mapowanie kolumn zostaw (auto-wykrywanie). Typowe polskie i angielskie nazwy kolumn rozpoznają się same. Kolumnę wybierz ręcznie tylko wtedy, gdy ma nietypową nazwę.
3. Kliknij Importuj i poczekaj na wynik, np. „Zaimportowano 12, pominięto 1.” W Błędy zobaczysz, które wiersze pominięto i dlaczego.

Na co się nastawić:

• Kolumna z imieniem jest konieczna. Bez niej nic się nie zaimportuje, a wynik pokaże „Zaimportowano 0, pominięto 0.”
• Wiersz wypada, gdy jego e-mail jest już w kartotece. Wiersz bez e-maila wypada, gdy jest już to samo nazwisko z tą samą datą urodzenia.
• Wiersze z tą samą wartością w kolumnie Gospodarstwo trafiają do jednego gospodarstwa. W razie potrzeby powstaje nowe.
• Pusty albo nieznany status to Członek.
• Daty pisz jako 2012-05-20 albo 20.05.2012, z dniem przed miesiącem.
• Jeśli Mapowanie kolumn pokazuje jedną długą nazwę, plik używa średników. Zostaw (auto-wykrywanie): i tak zadziała.
• Jeśli po minucie duży plik nie pokazuje wyniku, sprawdź zakładkę Osoby: import działa dalej.

Notatki i kto je widzi

Zakładka Notatki ma trzy kategorie:

• Ogólna: czyta ją każdy, kto może otworzyć kartotekę.
• Duszpasterska i Modlitewna: tylko osoby z uprawnieniem Notatki duszpasterskie i poufne. Pozostali nie wiedzą, że takie notatki istnieją, nie zobaczą ich nawet na zakładce Aktywność.

Wybierz kategorię, wpisz treść i kliknij Dodaj notatkę. Bez tego uprawnienia na liście jest tylko Ogólna. Notatkę usunie jej autor albo osoba z Osoby: Zarządzanie.

Osoba, której notatka dotyczy, nie zobaczy jej w programie, ale notatki trafiają do pliku z Eksportuj dane. Pisz je z tą świadomością.

Zgody, eksport i anonimizacja

Tu potrzebujesz Osoby: Zarządzanie.

• Zakładka Zgody RODO: wybierz rodzaj (E-mail, Powiadomienia push, SMS, Wizerunek, Dane dziecka, Dyrektorium, Inna), ustaw Udzielona i kliknij Dodaj zgodę. Każdy wpis zostaje w historii, a obowiązuje najnowszy.
• Eksportuj dane, u góry karty, pobiera dane osoby do pliku, np. gdy prosi o ich kopię.
• Anonimizuj trwale usuwa dane osobowe. Żeby potwierdzić, wpisz ANONIMIZUJ. Wpis zostaje tylko do statystyk, a tego nie da się cofnąć.

Swoją zgodę na ogłoszenia członek zmienia sam: Mój profil, rodzina, darowizny i powiadomienia.

Porządek w kartotece

• Duplikaty (Osoby: Zarządzanie): karty, które mogą opisywać tę samą osobę. Porównaj i scal pozwala wybrać, co zostaje, a Scal karty jest nieodwracalne. To dwie różne osoby? Kliknij To nie duplikat.
• Adresy do poprawy: osoby, których e-mail się odbija albo które zgłosiły wiadomość jako spam. Wiadomości grupowe je pomijają. Popraw na karcie prowadzi do osoby, a nowy adres zdejmuje oznaczenie. Jeśli to pomyłka, kliknij Adres jest dobry.

W aplikacji na telefon

Kościół → Kartoteka, przy Osoby: Podgląd, na iPhonie, iPadzie i Androidzie. Możesz szukać i zawężać listę: Wszyscy, Z kontem, Bez konta. Karta ma przyciski Zadzwoń, SMS i E-mail oraz Aktywność osoby.

Przy Osoby: Edycja dodasz osobę przyciskiem +, zmienisz ją przez Edytuj i poprowadzisz Rodziny. Formularz ma też Data dołączenia i Data chrztu, których nie ma w przeglądarce, oraz Przenieś do byłych członków.

Import, notatki, zgody, eksport i anonimizacja zostają w przeglądarce. Karta prowadzi tam przyciskiem Notatki i zgody na stronie WorshipPro.

Co dalej

• Listy z regułami, procesy opieki i automatyzacje
• Grupy: liderzy, spotkania, obecność i co widzi członek