Listy z regułami, procesy opieki i automatyzacje

Lista odpowiada na pytanie „kto?”. Proces opieki odpowiada na pytanie „co dalej z tą osobą i kto się tym zajmuje?”. Automatyzacja wykonuje za Ciebie powtarzalne kroki. Razem wygląda to tak: gość wypełnia formularz, automatyzacja dodaje go do procesu, a opiekun dostaje kartę z terminem.

Listy z regułami

Ludzie → Kartoteka → Listy. Osoby: Podgląd wystarcza, żeby otworzyć listę, oznaczyć ją gwiazdką i kliknąć Odśwież. Osoby: Edycja pozwala tworzyć, zmieniać, eksportować i usuwać. Listę z warunkiem o służbie widać tylko przy Zespoły i grafik: Podgląd, a z warunkiem o formularzu tylko przy Osoby: Edycja.

Nowy Kościół dostaje na start trzy listy: Nowi w ostatnich 6 mies., Dawno nie służyli i Urodziny w tym miesiącu. Jeśli u Ciebie strona jest pusta, kliknij Dodaj listy startowe.

Własną listę zbudujesz tak:

1. Kliknij Nowa lista i wpisz Nazwa listy oraz Opis (opcjonalnie).
2. Przy Pokaż osoby, które spełniają wybierz wszystkie warunki albo dowolny z warunków.
3. Kliknij Dodaj warunek i wybierz Rodzaj warunku: Status w kartotece, Dodani niedawno, Urodziny, Wiek, Rodzina, Grupa, Zespół, Ostatnia służba, Ostatnia obecność albo Zgłoszenie formularza.
4. Patrz na Podgląd: „Pasuje teraz: 7 osób” i przykładowe nazwiska.
5. Kliknij Zapisz listę.

Osób nie dopisujesz ręcznie. Lista idzie za regułami i odświeża się co godzinę albo po kliknięciu Odśwież. Ostatnia obecność liczy obecność w grupie, w szkółce i zameldowanie dziecka.

Na stronie listy:

• Gwiazdka przenosi listę na górę. Gwiazdki są osobiste.
• Napisz do tej listy zaczyna ogłoszenie (wymaga Ogłoszenia: Zarządzanie). Zobacz Ogłoszenia i powiadomienia: co dociera do kogo.
• Dodaj do procesu daje kartę każdemu z listy.
• Eksport CSV pobiera listę. To dane osobowe, więc przechowuj je ostrożnie.
• Edytuj reguły i Usuń listę. Osoby zostają w kartotece.

Jeśli grupa, zespół albo formularz użyty w regule zostanie usunięty, zobaczysz Ostatnie odświeżenie się nie udało. Lista pokazuje wtedy ostatni skład, dopóki nie poprawisz reguł.

Procesy opieki

Ludzie → Kartoteka → Procesy. Proces to droga, którą przechodzisz z kimś, np. od pierwszej wizyty do grupy domowej. Kroki to kolumny, a każda osoba to karta.

• Osoby: Podgląd: widzi tablice.
• Osoby: Edycja: dodaje osoby i przesuwa karty.
• Osoby: Zarządzanie: tworzy i zmienia procesy.
• Opiekun nie potrzebuje dostępu do kartoteki, tylko konta w Kościele. Widzi wyłącznie swoje karty.

Najprościej zacząć od Dodaj z gotowych i Włącz: Pierwsza wizyta gościa (4 kroki), Droga do członkostwa (5), Kandydat do służby (5) albo Odwiedziny chorego (4). Ten ostatni jest Poufny i wymaga Notatki duszpasterskie i poufne. Zostajesz liderem procesu. Potem kliknij Edytuj i przy każdym kroku wybierz Opiekun kroku. Kroki, terminy i maile też można zmienić.

Nowy proces buduje wszystko od zera: Nazwa, Lider procesu, Domyślny opiekun, Proces poufny i Kroki, każdy z polami Termin (dni), Opiekun kroku, Wskazówka dla opiekuna i opcjonalnym mailem. Ustaw Zgłoś liderowi po (dni zaległości) i kliknij Utwórz proces.

Praca z tablicą:

1. Dodaj osoby: Wyszukaj albo Z listy. Możesz też zacząć od karty osoby: zakładka Procesy → Dodaj do procesu. Kto już jest w procesie, zostanie pominięty.
2. Strzałka na karcie to Dalej. Na ostatnim kroku to Zakończ.
3. Kliknij kartę, żeby otworzyć panel. Dodasz tam notatkę, zmienisz Opiekun i Termin albo użyjesz Przenieś do kroku, Wstrzymaj, Wyślij e-mail i Usuń z procesu.
4. Zawężaj widok: Wszyscy opiekunowie, Moje karty, Tylko zaległe.

Wstrzymaj zdejmuje kartę z listy do wybranego dnia, a potem karta wraca sama.

Wyślij e-mail otwiera szablon kroku z podglądem. Nic nie wychodzi, dopóki ktoś nie kliknie Wyślij, a odpowiedzi trafiają do nadawcy. W historii karty zostaje tylko temat. Wiadomość nie pójdzie, gdy osoba nie ma adresu albo wycofała zgodę na e-mail, a z jednej karty wyślesz 3 maile na 24 godziny.

Kto co dostaje:

• Opiekun dostaje raz dziennie, od 7:00 czasu Kościoła, podsumowanie przez push, a jeśli to niemożliwe, e-mailem. Są w nim same liczby, bez nazwisk.
• Karta zaległa o ustawioną liczbę dni trafia jednorazowo do lidera procesu. Proces bez lidera nikomu nic nie zgłasza.
• Proces poufny widać tylko z uprawnieniem Notatki duszpasterskie i poufne, a opiekun widzi w nim swoją kartę.

Zarchiwizowany proces zachowuje karty w toku, ale nie przyjmuje nowych osób. Karty zakończone i usunięte znikają po 12 miesiącach.

Zadania

Do pojedynczej sprawy wystarczy zadanie (Osoby: Edycja). Na karcie osoby otwórz Zadania, wypełnij Zadanie, Termin i Przypisz do, potem kliknij Dodaj zadanie. Przypisana osoba musi mieć konto w Kościele. W dniu terminu dostanie przypomnienie. Widzi tytuł i imię osoby, której zadanie dotyczy, więc szczegóły duszpasterskie zapisz na zakładce Notatki.

Automatyzacje

Zarządzanie → Ustawienia → Automatyzacje albo przycisk Automatyzacje na zakładce Procesy. Potrzebujesz Osoby: Zarządzanie.

Każda automatyzacja to zdanie: „Gdy … to …”.

Po Gdy wybierasz: ktoś wyśle formularz, w kartotece pojawi się nowa osoba, dziecko zostanie zameldowane po raz pierwszy, ktoś poprosi o dołączenie do grupy albo ktoś odmówi służby.

Po to wybierasz: dodaj do procesu, wyślij tej osobie mail, utwórz zadanie, poproś o dołączenie do grupy albo poproś lidera zespołu o dołączenie.

Zacznij od Z gotowych → Użyj:

• Formularz gościa → Pierwsza wizyta + mail powitalny. Najpierw włącz proces Pierwsza wizyta gościa.
• Pierwsza wizyta dziecka → zadanie dla lidera klasy.
• Odmowa służby → zadanie dla lidera zespołu.

Szablon tylko wypełnia kreator. Własną automatyzację zaczniesz od Nowa automatyzacja: wpisz Nazwa, wybierz, co ma ją uruchomić i co ma się stać, a kolejne kroki dołóż przez dodaj akcję (najwyżej 10). Tak to zadziała pokazuje całe zdanie. Zostaw zaznaczone Włączona — działa od razu po zapisie i kliknij Zapisz.

Zanim włączysz:

• Automatyzacja reaguje tylko na to, co stanie się po zapisie, a nie na dawne zgłoszenia czy osoby.
• Jej maile wychodzą bez sprawdzania przez człowieka, tylko do osób z adresem, które nie wycofały zgody. Odpowiedzi trafiają do osoby, która utworzyła automatyzację.
• Przy formularzach zaznacz Gdy tej osoby nie ma w kartotece, załóż jej kartę gościa. Bez tego zgłoszenia nowych osób zostaną pominięte.
• Limity na dobę: 200 uruchomień jednej automatyzacji i 300 maili ze wszystkich automatyzacji Kościoła. Po 10 błędach z rzędu automatyzacja się wyłącza i zobaczysz Wyłączona automatycznie po błędach.
• Każda automatyzacja ma Dziennik uruchomień, przechowywany 90 dni. Tylko błędy pokazuje, co poszło źle.

Moje zadania i Moje karty

W przeglądarce obie sekcje są na stronie Pulpit. W aplikacji na telefon (iPhone, iPad, Android) to sekcje na górze zakładki Kościół, widoczne, gdy masz coś otwartego. Karta ma tam przyciski Zadzwoń, SMS, E-mail, Dalej, Wstrzymaj, Dodaj notatkę i Napisz e-mail z kroku.

Listy, tablice procesów i automatyzacje są tylko w przeglądarce.

Co dalej

• Zapisy i formularze
• Kartoteka: osoby, gospodarstwa, import i notatki