Finanse: pierwsze kroki skarbnika

Moduł Finanse to ewidencja pieniędzy Kościoła w podziale na fundusze: co wpłynęło, co wyszło i ile jest w każdym funduszu. Nie przelewa pieniędzy i nie zastępuje banku ani księgowego. Ta instrukcja prowadzi od pustego modułu do sald na start.

Kwoty w module są zawsze w PLN, niezależnie od pola Waluta w Ustawienia → Ogólne → Profil. To pole dotyczy formularzy i e-maili, nie Finansów.

1. Sprawdź, czy moduł jest włączony

Wejdź w Ustawienia → Ogólne → Moduły. Finanse są domyślnie włączone. Jeśli ktoś je wyłączył, Finanse i Moje darowizny znikają z menu u wszystkich, a dane zostają i wracają po włączeniu. Do tej zmiany potrzebujesz Ustawienia Kościoła: Zarządzanie.

2. Nadaj dostępy

Właściciel ma dostęp do Finansów od początku. Administrator nie ma żadnego. Pozostałe osoby dostają go przez rolę: to pola do zaznaczenia w wierszu Finanse w Ustawienia → Role i uprawnienia.

• Księgowość (skarbnik): wszystko, także zapisy, dokumenty, ustawienia i zamknięcie miesiąca.
• Liczenie zbiórek: tylko liczenie. Osoba widzi kolekty, które sama założyła, bez sald, rejestru i historii darczyńców.
• Raporty dla zarządu: podgląd pulpitu, rejestru, raportów, budżetu, darczyńców i dokumentów.
• Wgląd audytora: ten sam podgląd oraz Dziennik zmian.
• Kwoty darczyńców: kwoty przy nazwiskach. To osobne uprawnienie celowo, żeby ktoś mógł prowadzić księgę, nie widząc, kto ile dał. Te kwoty widzi też Właściciel, a każde otwarcie historii darczyńcy widać potem w sekcji Dziennik zmian.

Rola skarbnika krok po kroku:

1. Ustawienia → Role i uprawnienia → Nowa rola.
2. W polu Nazwa wpisz np. „Skarbnik”. W polu Na podstawie wybierz rolę, którą ta osoba ma dziś, i kliknij Utwórz.
3. W kolumnie nowej roli zaznacz Księgowość (skarbnik) i, jeśli tak zdecyduje Kościół, Kwoty darczyńców. Kliknij Zapisz zmiany.
4. W Ustawienia → Członkowie zmień tej osobie rolę w kolumnie Rola.

Każdy ma jedną rolę, więc musi ona obejmować wszystko, co ta osoba robi. Dlatego zaczynasz od jej obecnej roli. Nie nadasz więcej, niż masz sam, więc pierwszą rolę skarbnika zwykle tworzy Właściciel. Więcej o rolach: Zespół w WorshipPro.

Uprawnienia finansowego nie dodasz jednej osobie poza rolą. Jeśli w Ustawienia → Ogólne → Użytkownicy coś widnieje pod Uprawnienia finansowe, możesz to tylko usunąć przyciskiem Cofnij.

Weryfikacja dwuetapowa jest obowiązkowa. Każda osoba z jakimkolwiek uprawnieniem finansowym, także Liczenie zbiórek, musi włączyć 2FA. Ma na to 14 dni od nadania uprawnienia. Potem Finanse są dla niej zamknięte, dopóki go nie włączy, a reszta konta działa normalnie. Prowadzi tam przycisk na banerze Włącz 2FA w ustawieniach konta. Więcej: Bezpieczeństwo i prywatność.

3. Aktywuj księgowość

Wejdź w Zarządzanie → Finanse i kliknij Aktywuj księgowość. Ten przycisk widzi tylko osoba z Księgowość (skarbnik). Pozostali zobaczą informację, że skarbnik jeszcze nie uruchomił finansów.

WorshipPro zakłada 54 konta i cztery fundusze: ogólny, misyjny, budowlany i diakonijny. Potem zobaczysz Pulpit. Zakładki u góry grupują ekrany: Na co dzień, Bank, Raporty i budżet, Darczyńcy i dokumenty oraz Ustawienia.

4. Przejrzyj plan kont

Otwórz Ustawienia → Plan kont, te wewnątrz Finansów. Numery od 1 mówią, gdzie są pieniądze (kasa, bank), od 2 to zobowiązania, od 3 fundusze, od 4 wpływy, od 5 wydatki.

Nowe konto dodasz przyciskiem Nowe konto: wypełnij pola Nr, Nazwa i Rodzaj, potem Zapisz. Numery nie mogą się powtarzać.

Na dwie rzeczy uważaj:

• Ikona archiwizacji działa od pierwszego kliknięcia, bez pytania, i nie ma przycisku przywracania. Główne konta tej ikony nie mają.
• Nazwy konta nie zmienisz na webie.

5. Fundusze

Fundusz to pieniądze odłożone na określony cel. Salda są na ekranie Pulpit, na karcie Salda funduszy.

Nowy fundusz u góry ekranu Pulpit ma tylko pole Nazwa. Tak dodany na webie fundusz dostaje cel ulgi Kult religijny i nie jest powiązany z kontem w planie kont. Tego też nie zmienisz później.

Transfer między funduszami przesuwa saldo: Od, Do, Kwota (PLN), Data i Nr uchwały. Działa między czterema funduszami startowymi. Przy funduszu dodanym przez Ciebie kończy się błędem, bo oba fundusze muszą mieć powiązane konto.

6. Rachunek bankowy i kasa

Otwórz Ustawienia → Rachunki i kasy. Użyj Dodaj rachunek (Nazwa i IBAN) oraz Dodaj kasę (Nazwa). Gdy masz po jednym, zapisy same do nich trafiają. Przy kilku WorshipPro nie wie, o który chodzi, i używa ogólnego konta kasy albo banku z planu kont.

Pole Pokazuj na stronie darowizn przy rachunku publikuje jego numer. Na razie zostaw je puste: Darowizny online i kody QR.

Pozycja KSeF dotyczy e-faktur. Zapisanie tokena KSeF nie jest jeszcze dostępne, więc ta instrukcja go pomija.

7. Jak działają okresy

Każdy miesiąc to okres. Pojawia się z pierwszym zapisem i jest otwarty, dopóki go nie zamkniesz. W zamkniętym miesiącu nic nie dodasz ani nie zmienisz, także załączników. Korekta trafia do otwartego miesiąca jako storno. Ponownie otworzyć można tylko ostatni zamknięty miesiąc, otwartą kłódką w Rejestrze.

Miesiące zamykaj przez Raporty i budżet → Zamknięcie miesiąca, nie małymi kłódkami w Rejestrze. Kłódka zamyka miesiąc jednym kliknięciem, bez pytania i bez żadnego sprawdzania. Więcej: Raporty, budżet i roczne zestawienia.

8. Wpisz salda otwarcia

Zacznij od tego, ile każdy fundusz naprawdę ma w dniu startu.

1. Na co dzień → Rejestr → Nowa transakcja.
2. Data: ostatni dzień przed startem, np. 31 grudnia.
3. Typ: Saldo otwarcia. Opis: np. „Bilans otwarcia”.
4. Konto: konto tego funduszu: 3010 ogólny, 3020 misyjny, 3030 budowlany albo 3040 diakonijny.
5. Wybierz Fundusz, w polu Kwota (PLN) wpisz kwotę i kliknij Zapisz.

Powtórz dla każdego funduszu, w którym są pieniądze. Suma na karcie Salda funduszy powinna się zgadzać z gotówką i rachunkiem z tego dnia.

Skąd wcześniejsza data: raporty pokazują zapisy sprzed daty Od jako BO, a późniejsze jako Wpływy. Wcześniejszy miesiąc liczy się wtedy jako otwarty, więc Zamknięcie miesiąca poprosi o zamknięcie go najpierw.

Pomyłka w kwocie? W Rejestrze nie ma edycji. Kliknij strzałkę Storno w wierszu, potwierdź i wpisz od nowa. Pierwotny zapis zostaje, a obok niego pojawia się zapis oznaczony „(storno)”. Nic nie znika, a storna nie da się wystornować.

Gdy pojawią się zapisy, ekran Pulpit pokaże, co czeka: otwarte kolekty, miesiące do zamknięcia i terminy. Każda pozycja prowadzi na właściwy ekran.

Co dalej

• Darczyńcy, kolekty i dwóch liczących
• Raporty, budżet i roczne zestawienia